Est-il nécessaire d’envoyer une quittance à son locataire chaque mois ?

Lorsqu’on loue une maison ou un appartement, on se demande souvent s’il est nécessaire d’envoyer une quittance à son locataire chaque mois. En effet, est-ce obligatoire ? La réponse est non, enfin sauf si le locataire du logement concerné en fait la demande. Cependant, il lui est conseillé de le faire afin de faciliter la vie de son locataire et aménager une bonne relation avec lui. Explications ci-dessous.

1. Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

En réalité, il s’agit d’un document qui permet à un locataire de prouver que son loyer à été payé à son propriétaire. En effet, lorsqu’on paie par exemple son loyer en liquide, on peut oublier les traces de ce paiement et ne pas avoir de preuve de paiement du loyer. Ainsi, une quittance est un document qui va permettre de le prouver.

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Le plus souvent une quittance de loyer est au format papier puisqu’elle est envoyée par courrier postal par le bailleur. Néanmoins, la quittance peut aussi être dématérialisée, au format PDF par exemple.

A la différence d’une facture, une quittance de loyer n’est envoyée au locataire que pour attester qu’il a bien payé son loyer. En aucun cas la quittance n’est considérée comme une facture dont la fonction principale est de réclamer un paiement.

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2. L’envoi de quittances mensuel est-il obligatoire ?

En général, la quittance est envoyée par courrier à son locataire chaque mois. C’est la pratique, mais qu’en est-il légalement ? Sachez que rien n’impose au propriétaire d’envoyer une quittance mensuellement, sauf si le locataire en fait la demande. Le bailleur doit mettre à disposition les quittances au locataire qui en fait la demande. Pour que ce soit obligatoire et opposable au propriétaire, il faut qu’une demande express soit effectuée par le locataire.

Néanmoins, bien que non obligatoire, nous ne pouvons que conseiller chaque bailleur d’envoyer une quittance tous les mois à leurs locataires, cela permettra de maintenir le lien entre les différentes parties au bail quelque soit son type : commercial, habitation, etc…

De plus, le courrier de quittance sera aussi l’occasion de joindre d’autres demandes de documents, comme par exemple l’attestation d’assurance mise à jour par le locataire, etc..

3. Comment envoyer une quittance à son locataire chaque mois

Pour envoyer une quittance mensuelle à son locataire, il faut d’abord que celui-ci ait payé le loyer du mois de la quittance concernée.

Mais avant d’expédier la quittance de loyer, le propriétaire devra d’abord la créer, mensuellement, en s’aidant par exemple d’outils spécifiques de création de quittances. La quittance mensuelle ainsi réalisée sera ensuite expédiée à chaque mois par courrier au locataire, et ce de manière automatique.

Bon à savoir : Les quittances peuvent aussi être envoyées par email au locataire. Pour cela, il suffira de suivre la procédure habituelle du site et de cliquer sur le bouton envoyer par email, pour compléter l’envoi par courrier par exemple.

Sachez qu‘il n’y a pas de date imposée pour envoyer une quittance, mais c’est toujours mieux si celle-ci est expédiée juste après le paiement du loyer par le locataire. Certains propriétaires envoient conjointement en début de mois la demande de paiement du loyer à venir et joignent la quittance du mois précédent, en cas de bon paiement par le locataire bien entendu.