Vendre un lot en copropriété impose de transmettre à l’acquéreur un ensemble d’informations financières et juridiques avant même la signature du compromis. Le pré-état daté vierge au format Word est le support que de plus en plus de vendeurs et de notaires utilisent pour structurer ces données, sans passer systématiquement par le syndic.
L’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation, issu de la loi ALUR de 2014, fixe la liste des informations à fournir, mais ne prescrit ni formulaire officiel ni mise en page imposée.
Pourquoi un modèle Word plutôt qu’un document du syndic
Le réflexe habituel consiste à demander le pré-état daté au syndic de copropriété. Le problème : ce service est souvent facturé, parfois à des tarifs qui varient considérablement d’un syndic à l’autre, et le délai d’obtention peut ralentir une transaction déjà engagée.
La loi ALUR n’a jamais réservé la rédaction du pré-état daté au syndic. Aucun texte ne réserve la rédaction du pré-état daté au syndic, ce qui signifie que le vendeur peut parfaitement le constituer lui-même à partir des documents de la copropriété. Un fichier Word vierge structuré selon les rubriques légales remplit exactement cette fonction.
L’évolution récente des pratiques notariales confirme cette tendance. Plusieurs sources à jour indiquent que les études notariales acceptent désormais des pré-états datés « maison » au format Word, à condition qu’ils respectent le canevas recommandé par le Conseil supérieur du notariat et couvrent l’intégralité des rubriques de l’article L.721-2 du CCH.
Contenu obligatoire du pré-état daté : article L.721-2 du CCH
Le cadre légal est précis sur les informations à inclure. Un modèle Word fiable les organise généralement en sept sections, dans l’ordre de lecture habituel des notaires.
- Identification de la copropriété, du syndic, du vendeur, des lots vendus et de leurs tantièmes
- Quote-parts de charges courantes et hors budget prévisionnel sur les deux derniers exercices approuvés
- Sommes pouvant rester dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires (avances, provisions, arriérés)
- Situation financière globale de la copropriété, incluant les impayés et les dettes fournisseurs
- Montant de la cotisation au fonds de travaux et part rattachée au lot vendu
- Liste des documents annexes à joindre : procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, règlement de copropriété, carnet d’entretien, fiche synthétique
- Attestation et signature du vendeur
Un point mérite une attention particulière. Les travaux votés en assemblée générale avant la vente, mais dont les appels de fonds n’ont pas encore été soldés, doivent figurer clairement.
La répartition entre vendeur et acquéreur dépend de la date d’exigibilité des appels, pas de la date du vote. La répartition des travaux votés dépend de la date d’exigibilité des appels, et cette information doit apparaître dans le pré-état daté pour éviter tout litige après la signature.
Remplir un pré-état daté Word : les pièces à récupérer en amont
Avant d’ouvrir le fichier, il faut rassembler les documents sources. La quasi-totalité des données à reporter provient de pièces que le copropriétaire détient déjà ou peut consulter sur l’extranet de son syndic.
Les relevés de charges annuels des deux derniers exercices fournissent les montants des quotes-parts. Les procès-verbaux d’assemblée générale permettent de vérifier les travaux votés et les budgets prévisionnels. Le carnet d’entretien et la fiche synthétique de la copropriété complètent le dossier.
Un pré-état daté incomplet peut bloquer la signature du compromis. Le notaire vérifie que toutes les rubriques sont renseignées. Si des données manquent, il demandera des compléments, ce qui retarde la vente. Le format Word présente l’avantage de pouvoir être complété, modifié et renvoyé rapidement, sans repasser par un prestataire.
Pré-état daté et état daté : deux documents distincts à ne pas confondre
La confusion entre pré-état daté et état daté reste fréquente. Les deux documents interviennent à des moments différents de la vente et n’ont pas le même auteur.
Le pré-état daté est remis par le vendeur avant le compromis. Il est gratuit lorsque le vendeur le constitue lui-même. L’état daté, en revanche, est établi par le syndic entre le compromis et l’acte authentique. L’état daté est obligatoirement produit par le syndic et fait l’objet d’une facturation encadrée par la loi.
Le pré-état daté informe l’acquéreur pour qu’il prenne sa décision d’achat en connaissance de cause. L’état daté sert au notaire pour répartir les charges et les fonds entre vendeur et acquéreur au moment de la signature définitive. Remplir correctement le premier ne dispense pas du second, mais un pré-état daté bien fait accélère la production de l’état daté par le syndic.
Limites d’un pré-état daté Word réalisé sans le syndic
Accès aux données financières actualisées
Le vendeur qui constitue son pré-état daté seul travaille à partir des documents en sa possession. Si les comptes du dernier exercice n’ont pas encore été approuvés en assemblée générale, certaines données financières peuvent être provisoires. Les retours terrain divergent sur ce point : certains notaires acceptent des chiffres provisoires assortis d’une mention explicite, d’autres demandent les comptes approuvés.
Responsabilité en cas d’erreur
Lorsque le syndic produit le pré-état daté, sa responsabilité professionnelle couvre d’éventuelles erreurs. Quand le vendeur le remplit lui-même, c’est le vendeur qui engage sa responsabilité sur l’exactitude des informations. Une erreur sur le montant des charges ou sur l’existence de travaux votés peut entraîner une renégociation, voire une action en garantie après la vente.
Le choix entre un modèle Word rempli par le vendeur et un document produit par le syndic dépend donc du niveau de maîtrise que le copropriétaire a de sa propre situation financière au sein de la copropriété. Pour un lot détenu depuis plusieurs années avec des comptes à jour, le fichier Word constitue une solution rapide et gratuite. Pour une copropriété avec des contentieux en cours ou des travaux récemment votés, solliciter le syndic reste la voie la plus sûre.
